Зарплата (оплата труда). Кадровый учет

Приступая к работе, необходимо заполнить следующие справочники:

1. Справочник графиков ()
2. Справочник статей учета ()
3. Справочник начислений ()
4. Справочник удержаний ()
5. Справочник выплат ()

Для настройки счетов следует использовать следующие бланки: Настройка счетов для формирования ЖХО для операций блока "Зарплата" и Настройка счетов для блока "Зарплата" для экспорта в ИБ8.х.

После подготовки и проверки указанных справочников необходимо заполнить справочник работников организации ().

Особое внимание следует уделить закладке "Зарплата", где можно указать необходимые данные для расчета заработной платы (тип работника, шкалы налогов и взносов, надбавки и удержания, данные с предыдущих мест работы и многое другое). Поле "Код категории" заполняйте ТОЛЬКО в случае, если оно отлично от кода категории застрахованного лица, указанного в реквизитах организации.

Обращайте внимание на дату начала действия значения (по кнопке ). Указанные значения будут действовать, лишь начиная с указанной даты "Актуально с..."!

Если Вы уже вели учет в другой программе, то следует воспользоваться переносом данных для ускорения перехода и избежания ошибок при ручном вводе.

После заполнения и проверки справочника работников надо заполнить места работы сотрудников (). Создать места работы можно несколькими способами:

• из личной карточки сотрудника
• путем заполнения штатного расписания ()
• либо сформировав кадровые приказы о приеме на работу.

Также следует проверить настройки блока ().

Для получения различной информации по работникам следует использовать Отчет по работникам (поименный список), в котором можно настроить фильтрацию работников и все необходимые столбцы для вывода данных.

Лицевые счета

Журнал лицевых счетов содержит всю информацию о расчете и выдаче заработной платы – т.е. является одним из основных хранилищ данных блока

Зарплата (оплата труда)

.

Добавить лицевые счета можно несколькими способами:

• "вручную": нажмите кнопку на панели инструментов журнала либо используйте клавишу F7, или двойной щелчок мышью на строке добавления (+)
• "групповым созданием" (метод подходит для первичного создания лицевых счетов - как в начале работы с программой, так и для вновь принятых на работу работников)
• "переносом лицевых счетов" с предыдущих периодов (метод отлично подходит для переноса уже существующих и ранее настроенных лицевых счетов)

Если Вы уже вели учет в другой программе, то следует воспользоваться импортом лицевых счетов из внешней базы для ускорения перехода и избежания ошибок при ручном вводе.

При переносе лицевых счетов с предыдущего периода будут также перенесены и расчеты (начисления, удержания, вычеты и выплаты) с учетом периода их действия.

Но если у Вас используются какие-либо начисления (например, разовые премии), удержания (например, за пользование телефоном) или выплаты, сумма которых различна от месяца к месяцу, то Вам может пригодится разноска видов расчета (начислений, удержания, выплат) в указанные лицевые счета.

До расчета заработной платы необходимо рассчитать больничные, отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск, приходящиеся на месяц расчета.

Порядок начисления больничных

1. добавить операцию в журнал больничных (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+])
2. рассчитать больничные (можно вывести и отчет по расчету сумм больничных - как из диалога расчета (кнопка "Отчет"), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм больничных)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее! подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога расчета сумм больничных)

Порядок учета отпуска

1. добавить операцию в журнал отпусков (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+]), отпуск можно добавить и через кадровый приказ об отпуске
2. рассчитать отпускные (можно вывести и отчет по расчету сумм отпускных - как из диалога расчета (кнопка Отчет), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм отпускных)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее! подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога расчета сумм отпускных)

Порядок учета компенсации за неиспользованный отпуск

1. указать дату увольнения сотрудника в личной карточке на закладке Места работы, либо через кадровый приказ об увольнении (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+])
2. рассчитать компенсацию (можно вывести и отчет по расчету сумм компенсации - как из диалога расчета (кнопка "Отчет"), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм компенсации)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее! подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога расчета сумм компенсации)

Если Вы ранее вели учет в другой программе, то для корректного расчета количества дней для компенсации за неиспользованный отпуск нет необходимости заводить отпуска в программу, начиная с даты работы сотрудника, а можно лишь указать дату начала расчета компенсации (в личной карточке работника на закладке "Зарплата"). Расчет количества дней для компенсации будет рассчитываться за период, начиная с указанной даты по дату увольнения, то есть до этой даты будет считаться, что сотрудник свои оплачиваемые отпуска уже отгулял.

Если сотрудник уволен в последний день месяца, то он попадет в расчет компенсации за следующий месяц. Это связано с особенностями расчета сумм компенсации за неиспользованный отпуск: полностью отработанный последний месяц работы должен включаться в базу для расчета среднего заработка.

Табельный учет ведется с помощью журнала табельных листов. Добавить табельные листы можно двумя способами:

• вручную: нажмите кнопку на панели инструментов журнала либо используйте клавишу F7 или двойной щелчок мышью на строке добавления [+])
• групповым созданием табельных листов как для выбранных работников / должностей / отделов, так и для всей организации сразу

Существует алгоритм разноски видов времени в табельные листы, а при добавлении больничных и отпусков соответствующие коды видов времени автоматически разносятся в табельные листы (можно воспользоваться и алгоритмом импорта отклонений в табельные листы из журналов отпусков, больничных и командировок (из журнала кадровых приказов).

После заполнения табельных листов можно экспортировать отработанное время и начисления, связанные с определенными видами времени (например, ночные, работа в праздничные дни), в лицевые счета для последующего расчета заработной платы.

После заполнения лицевых счетов необходимо произвести расчет заработной платы.

Его можно произвести как вручную для каждого лицевого счета (по кнопке "Рассчитать"), так и группой по указанным отделам / должностям / работникам либо по всей организации сразу. Результаты расчета заработной платы можно сразу же посмотреть в отчете по расчету зарплаты (при установленной галочке "Выводить отчет"). Также после расчета возможно вывести отчетные формы Т-49, Т-51 и расчетные листки.

При внесении изменений в рассчитанные лицевые счета НУЖНО пересчитать заработную плату. Тоже самое касается и внесения изменений в связанные справочники (работников, начислений, удержаний, выплат и т.д.).

Сформировать проводки по расчету заработной платы можно несколькими способами:

1. Для каждого лицевого счета по отдельности – поставить галочки Б/У и Н/У для расчета зарплаты в лицевом счете и сохранить лицевой счет
2. Запустить бланк «1.4 Формирование операций по начисленной зарплате для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем лицевым счетам, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге. Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

После расчета заработной платы производится начисление налогов и взносов. Отредактировать рассчитанные налоги и взносы можно в журнале налогов на ФОТ. После расчета налогов и взносов можно вывести отчет (как сразу после расчета при включенной опции "Выводить отчет", так и с помощью отдельного бланка отчета по налогам на ФОТ).

Сформировать проводки по расчету налогов на ФОТ можно несколькими способами:

1. Для каждой операции по налогам на ФОТ по отдельности – поставить галочки Б/У и Н/У и сохранить операцию
2. Запустить бланк «2.3. Формирование операций по начисленным налогам и взносам для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем операциям, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге. Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

Выдача заработной платы может производиться как для выбранных работников / должностей / отделов, так и для всей организации сразу. Существует два вида выдачи выплат:

• расчет и выдача задолженности (например, выдача зарплаты)
• выдача заранее подготовленных в лицевом счете выплат (например, разнесенного ранее аванса или отпускных)

В диалоге выдачи выплат (как зарплаты, так и межрасчета) можно указать вид выдачи. Если вид выдачи не указан, то он будет взят из настроек вида выдачи лицевого счета.

После выдачи выплат возможно вывести отчетные формы Т-53, ведомость на перевод денег в банк (с последующей выгрузкой данных в файл), расходные кассовые ордера и расчетные листки.

Сформировать проводки по выдаче заработной платы можно несколькими способами:

1. Для каждого лицевого счета по отдельности – поставить галочки Б/У для выдачи зарплаты в лицевом счете и сохранить лицевой счет
2. Запустить бланк «3.3. Формирование операций по выдаче зарплаты для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем лицевым счетам, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге (Рисунок …). Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

Для корректного формирования данных о перечислении НДФЛ, заполнения форм отчетности 4-ФСС и РСВ-1 и персонифицированного учета в ПФР необходимо указать платежные поручения о перечислении налогов и взносов в журнале учета платежей.

Причем в платежах на закладке "Прочие данные" необходимо указать период, за который перечисляются суммы (месяц, год) и КБК получателя платежа (выбирается из справочника КБК). Также на этой закладке можно привязать платеж к определенным лицевым счетам, для которых этот платеж и производился (учитывается эта привязка при распределении платежей по перечислению НДФЛ по сотрудникам).

Подготовка форм отчетности 4-ФСС и РСВ-1 и персонифицированного учета в ПФР возможна после расчета заработной платы, налогов и взносов, добавления платежных поручений по перечислению налогов и взносов и разноски перечисления НДФЛ по сотрудникам.

Для проверки сформированных сведений должна быть установлена на компьютере ПОСЛЕДНЯЯ версия программы проверки CheckXML и CheckPFR.