Работа с электронным документооборотом (ЭДО) в программе Инфо-Бухгалтер 8

Работа с электронным документооборотом (ЭДО) в программе Инфо-Бухгалтер 8

В программе Инфо-Бухгалтер 8 в соответствии с Приказами ФНС реализован электронный документооборот (ЭДО) для следующих документов:

• Счёт-фактур (СФ);

• Универсальный передаточный документ (УПД);

• Акт;

• Расходная накладная (ТОРГ-12).

• Акт сверки (с возможностью группового выбора контрагентов)

• Счёт (в неофициальном формате СБИС (версия 5.01) Описание формата представлено здесь: https://sbis.ru/formats/docFormatCardEdo/1222/format/

Выгрузка всех документов, осуществляется в актуальных версиях электронных форматов, установленных действующими приказами ФНС

Для СФ и УПД действует Приказ ФНС России N ММВ-7-15/820@ от 19 декабря 2018 г.

Для накладных (ТОРГ-12) и Актов действуют Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552 соответственно. Также возможна выгрузка вышеназванных документов по уже упомянутому Приказу ФНС N ММВ-7-15/820@.

Для Акта сверки (с возможностью группового выбора контрагентов) реализован формат выгрузки согласно формату по Приказу ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@.

Перед началом выгрузки документа обязательно нужно заполнить данные ЭДО для вашей организации и  контрагентов в справочнике организаций.

• Вначале следует ввести в справочник организаций (в меню Справочники — Справочник организаций) оператора (операторов) ЭДО, как отдельную организацию,  и  обязательно заполнить для него раздел  "Данные ЭДО ". В параметре «роль организации в ЭДО» следует выбрать значение «Оператор» . После этого заполнить поле «Идентификатор ЭДО..». Данное поле содержит идентификатор оператора ЭДО, который представляет собой символьный трехзначный код, присваиваемый ФНС России. (рис.1, 2)

  

  Рис.1

• Для Вашей организации и Ваших контрагентов в справочнике организаций заполняете раздел «Данные ЭДО»: В параметре «роль организации в ЭДО» следует выбрать значение «Участник» . В поле «Оператор ЭДО участника» выбираете Оператора ЭДО данного контрагента (В нашем примере это выше введенная фирма ООО «ЭДО»);

• После этого заполняем поле «Идентификатор ЭДО..», которое содержит идентификатор участника ЭДО, присваиваемый оператором ЭДО. Его длина не должна превышать 43 символа (см. Рис 3).

• Для вашей организации вводите данные подписанта(подписантов) электронных документов через справочник уполномоченных лиц (поле "Уп.лица"). Назначаете ему(им) полномочие "Подпись эл. докум"  (поле "Полномочия").

• В открывшемся редакторе полномочий, помимо самого полномочия, вводите основание полномочия (поле Сведения о документе), на основании чего сотруднику доверено полномочие подписывать электронные документы. (Рис.4)

• Все остальные данные - опциональны, вводятся при необходимости, например:

  • Следующие поля заполняются в случае, если подписант - представитель другого Юридического Лица (ЮЛ):

    • "Наименование организации представителя;

    • "ИНН организации представителя";

    • "Основание полномочий организации представителя".

  • Для подписанта в обязательном порядке заполняете поля "Должность", если он работник или представитель, и "Реквизиты государственной регистрации ИП", если он индивидуальный предприниматель

• Для всех организаций в справочнике проверьте заполнение  адресов в таблицах структурированного ввода, которые вызываются из соответствующих полей  юридического и почтовых адресов. По крайней мере, обязательно должно быть заполнено поле "Код региона". (Рис.5)

   

• В программе подключена проверка адреса на сайте dadata.ru. Введённый одной строкой адрес, будет проверен, после выбора вариантов запишется в справочник организаций в структурированном, разбитом на составные части виде.

Рис.5

• Если планируется выгружать УПД, то при их выписке обязательно нужно заполнять поля "Содержание операции" и  "Основания"(через таблицу, которая вызывается из этого поля)

• Выгрузка документов осуществляется через печатную форму (кнопка "Выгрузка на МН"). (Рис.6)

Рис.6

• Предварительно по кнопке «Настройка выгрузки» необходимо выбрать директорию выгрузки и, для ТОРГ-12 и Акта, формат выгрузки по одному из двух Приказов ФНС. (Рис.7)

Рис.7

• Для групповой выгрузки нужно использовать бланк 19. Экспорт документов в XML.

• Импорт осуществляется через бланки выписки документов (кнопка "Импорт из XML").  Для группового импорта используете бланк  20. Импорт документов из XML.

• При выгрузке документов, для вашей организации и контрагентов нужно будет обязательно выбрать следующих уполномоченных лиц:

  • Для всех документов обязательно необходимо выбрать одного или несколько подписантов электронных документов. Подписанту(подписантам) назначается полномочие - "подпись электронных документов".

  • Для накладных (ТОРГ-12):

    • Для поставщика назначить ответственных за разрешение отпуска и непосредственно отпуск груза, а также главного бухгалтера. Ответственным за отпуск груза назначаются полномочия-"Разрешение на отпуск груза" и "Отпуск груза" соответственно.

Для бухгалтера указать в поле должность "главный бухгалтер" и назначить полномочие "подпись документов".

• • Для актов:

    • Назначить ответственных за сдачу (для исполнителя). Для этого выбрать полномочия - "Сдача выполн. работ(услуг)".

Следует отметить, что нет необходимости в принудительном выборе уполномоченных лиц при выписке документов. Так как в бланках выписки, в разделе уполномоченных лиц, для каждого полномочия можно назначить уполномоченное лицо по умолчанию для его автоматической подстановки в печатных формах и в выгружаемых электронных документах.